Heb je een officiële waarschuwing gekregen? Dat is vaak even schrikken. Blijkbaar neemt je werkgever je bepaald gedrag kwalijk. Meestal is het verstandig om daartegen te protesteren. Maak bezwaar met onze voorbeeldbrief en lees welke stappen je kunt zetten als je vermoed dat je misschien ontslagen kan worden.
Een officiële waarschuwing is een schriftelijk bericht waarin je werkgever je laat weten dat deze jou bepaalde gedragingen of omstandigheden aanrekent of verwijt. Denk bijvoorbeeld aan veelvuldig te laat komen of iets stelen. Een officiële waarschuwing wordt meestal opgenomen in je personeelsdossier. Je werkgever kan de officiële waarschuwing aangrijpen om verdere disciplinaire maatregelen te treffen.
Er is geen wettelijke bepaling die oplegt wanneer je een officiële waarschuwing kunt krijgen of wanneer deze geldig is. Het ligt vooral aan de opvattingen van je werkgever en hetgeen er met je is afgesproken of in een arbeidsreglement is vastgelegd. De officiële waarschuwing kan het begin zijn van een reeks gebeurtenissen die kunnen leiden tot een schorsing of je ontslag.
Aan de hand van jurisprudentie kunnen we stellen dat je werkgever je in de volgende situaties terecht een officiële waarschuwing kan geven:
Als er een officiële waarschuwing is, dan bestaat er vast ook een onofficiële waarschuwing. Dat klopt inderdaad. Een gewone of onofficiële waarschuwing wordt meestal mondeling gegeven en daarom niet opgenomen in een personeelsdossier. Hierdoor heeft de onofficiële waarschuwing juridisch gezien weinig waarde. Het is namelijk lastig om naderhand te wijzen op waarschuwingen die niet aantoonbaar gegeven of door de werknemer in kwesie 'voor gezien' aangemerkt zijn.
Er bestaan geen vaste regels over de geldigheid of het laten vervallen van een schriftelijke waarschuwing. Indien je van mening bent dat je officiële waarschuwing terecht gegeven is, dan raden we je aan om op te laten nemen tot wanneer deze van kracht is. Daarbuiten is het nuttig om te vragen wat de consequenties zijn bij een nieuw incident binnen de vastgelegde periode. Ook zou je kunnen bedingen dat de officiële waarschuwing uit je personeelsdossier gehaald wordt als zich binnen de waarschuwingsperiode geen herhaling meer heeft voorgedaan.
Als je een officiële waarschuwing hebt gekregen zit je waarschijnlijk met wat vragen. Bel ons even op, dan leggen we gratis uit wat je het beste kunt doen.
Ons eerste advies is altijd gratis. Buiten openingstijden kun je een terugbelverzoek indienen of een e-mail sturen.
Wij bellen je kosteloos op een dag en tijd waarop het jou schikt.
Hoe ziet een officiële waarschuwing er precies uit? Hieronder staat een voorbeeld van een (eerste) officiële waarschuwing van een werkgever aan een werknemer die vaak te laat op het werk komt.
Utrecht, 2026
Geachte mevrouw Smit,
Wij hebben geconstateerd dat u op 2026 wederom te laat op uw werkplek bent verschenen. In eerdere (functionerings)gesprekken hebben wij reeds aangegeven dat uw veelvuldig te laat komen voor ons onacceptabel is. In hoofdstuk 5 van het geldende arbeidsreglement kunt u lezen welke regels voor u van toepassing zijn. Wij hebben u meerdere malen dringend verzocht uw gedrag aan te passen. Helaas heeft u tot op heden aan dit verzoek geen gehoor gegeven. Derhalve zijn wij genoodzaakt om stappen te ondernemen en u deze officiële waarschuwing te sturen.
Wij verzoeken u nogmaals dringend om voortaan op tijd op uw werk aanwezig te zijn. Wij zullen de gemiste tijd door het te laat verschijnen inhouden op uw vakantiedagen. Wanneer blijkt dat deze maatregel onvoldoende effect heeft zijn wij genoodzaakt tot zwaardere sancties zoals een schorsing of het inzetten van verbetertraject. We gaan er echter van uit dat het niet zover hoeft te komen.
Hoogachtend,
Werkgever BV
Jaap de Baas
Directeur
Als je officiële waarschuwing onterecht is, raden we je aan om bezwaar te maken. Laat je e-mailadres achter, dan sturen we je een brief waarmee je zelf kunt protesteren. Daarnaast ontvang je onze tips waarmee je ontslag kunt voorkomen óf leert hoe je moet reageren als het toch tot ontslag komt.
De officiële waarschuwingsbrief van je werkgever dient zorgvuldig te zijn opgesteld. Indien deze brief in een ontslagprocedure gebruikt wordt, zullen de volgende elementen er in verwerkt moeten zijn:
Bovenaan deze pagina tref je voorbeelden van gedragingen of verwijten die een geldige officiële waarschuwing kunnen opleveren (feiten verdraaien, geen wederhoor toepassen, een goede reden hebben, etc.).
Indien een ontvangstbevestiging, leesbevestiging of akkoordverklaring van de officiële waarschuwingsbrief of waarschuwing ontbreken, beperkt dat de juridische geldigheid.
Een officiële waarschuwing kan een opmaat zijn voor verdere maatregelen, zoals een schorsing. Eén officiële waarschuwing biedt onvoldoende grond voor ontslag. Meerdere officiële waarschuwingen of daaropvolgende disciplinaire maatregelen, kunnen wel voldoende aanleiding geven. Je werkgever zal over een goed onderbouwd ontslagdossier moeten beschikken om ontslag via het UWV of de kantonrechter mogelijk te maken.
Er is geen wettelijk aantal voorgeschreven waarschuwingen alvorens je werkgever tot ontslag mag overgaan. Werkgevers hebben vaak in hun hoofd dat dit na drie officiële waarschuwingen automatisch mag, maar dat is niet zo. Het zou echter wel kúnnen, mits de overtredingen zwaar genoeg en de waarschuwingsbrieven duidelijk genoeg zijn. Het maakt ook uit hoeveel tijd er tussen de overtredingen is verstreken en of ze van elkaar verschilden. Indien je werkgever duidelijk heeft gemaakt een 'laatste officiële waarschuwing' te sturen, met daarin de aankondiging er voor dezelfde gedraging ontslag op staande voet volgt, is er een stuk meer duidelijkheid gecreëerd.
Er kunnen na een officiële waarschuwing aanvullende disciplinaire maatregelen volgen, zoals een schorsing of een ontslag (op staande voet). Een schorsing is vaak een sanctie die opgelegd wordt als een tweede waarschuwing nodig blijkt te zijn. Je werkgever moet je in dat geval door blijven betalen. Eén officiële waarschuwing is zelden voldoende om je te mogen ontslaan. Het kan wel een aanleiding zijn voor het opbouwen van je ontslagdossier. Hoe dikker dit dossier, hoe langer de stok om mee te slaan. Ontslag op staande voet is echt een paardenmiddel en wordt dan ook niet snel ingezet. Sinds de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans in 2020 biedt de introductie van cumulatiegrond wel meer mogelijkheden tot ontslag.
Er is geen wettelijk vastgelegde termijn voor hoe lang een officiële waarschuwing geldig is. In het algemeen geldt dat naar mate de tijd verstrijkt, er minder waarde gehecht mag worden aan de geldigheid van een schriftelijke waarschuwing. Om te bepalen of een waarschuwing juridisch gezien nog steeds geldig is, kun je de volgende punten in acht nemen:
Je werkgever staat sterk als deze heeft opgenomen hoe lang deze de officiële waarschuwing geldig acht én wat de consequenties zijn indien er zich een nieuw incident voordoet binnen dit tijdsbestek. Als deze tijd verlopen is, heeft de waarschuwing geen toegevoegde waarde meer.
Onze arbeidsrechtjuristen zijn er voor jou! Vertel ons telefonisch over je ontslagsituatie, dan kunnen we het snelst beoordelen wat in jouw geval verstandig is. Dat kost je niets, want ons eerste advies is altijd gratis.
Wij bellen je kosteloos op een dag en tijd waarop het jou schikt.
